Büro

Berufsbild

Bürokaufleute arbeiten in allen Arten von Unternehmen, öffentlichen Institutionen oder Organisationen und führen dort alle wichtigen Büro- und Sekretariatsarbeiten, sowie verschiedene Verwaltungs- und Organisationsaufgaben durch. Sie verfügen über ein fundiertes kaufmännisches Know-how und kennen sich im Umgang mit Computer, Internet und Office-Softwareprogrammen gut aus. Je nach Arbeitsbereich und Aufgabenschwerpunkt sind sie entweder im Sekretariat, in der Buchhaltung, im Personalbüro oder im Bereich Einkauf, Versand und Lagerhaltung tätig. Abhängig von Art und Größe des Betriebes arbeiten sie gemeinsam im Team mit KollegInnen sowie mit MitarbeiterInnen anderer Abteilungen.

 

Tätigkeitsprofil grob zusammengefasst

Durch die Berufsausbildung im Lehrbetrieb und in der Berufsschule soll der im Lehrberuf Büro ausgebildete Lehrling befähigt werden, die nachfolgenden Tätigkeiten fachgerecht, selbständig und eigenverantwortlich ausführen zu können:

a) Office-Management

  1. Alle Aufgaben im Rahmen der betrieblichen Kommunikation (Brief- bzw. E-Mail-Verkehr)
  2. Textgestaltung unter Berücksichtigung betriebsinterner Vorgaben (zB Corporate Design)
  3. Terminmanagement (Besprechungen, Meetings und Dienstreisen)
  4. Erledigung Postein- und -ausgang

b) Beschaffungswesen

  1. Kenntnisse des Beschaffungswesens
  2. Ermittlung des Waren- bzw. Dienstleistungsbedarf in Aufgabenbereich
  3. Vergleich von  Angeboten verschiedener Anbieter und treffen einer begründete Vorauswahl
  4. Kontrolle von Rechnungen und bei mangelhaften Lieferungen/Leistungen werden angemessene Maßnahmen gesetzt 

c) Betriebliches Leistungsangebot

  1. Tätigkeiten wie die Bearbeitung von Kundenanfragen, die Erstellung von Angeboten, die Entgegennahme und Prüfung von Bestellungen oder Aufträgen sowie das Ausstellen entsprechender Schriftstücke
  2. Kompetenter Umgang mit Beschwerden und Reklamationen

d) Marketing

  1. Kenntnisse des Marketings sind vorhanden sowie die Gestaltung betrieblicher Kommunikationsmittel (zB Newsletter, Direct-Mailings, Presseaussendungen, Social-Media-Beiträge)
  2. Erstellen zB kurze Texte, Textbausteine und Formatierungs- und Gestaltungsarbeiten

e) Betriebliches Rechnungswesen

  1. Betriebliches Rechnungswesen in den einzelnen Teilbereichen (Belegorganisation sowie die Prüfung von Belegen,  Zahlungsverkehr, Statistiken und Kennzahlen).
  2. Zur Erfüllung dieser fachlichen Aufgaben, die der Bürokaufmann/die Bürokauffrau in unterschiedlichen Branchen und Tätigkeitsfeldern erfüllen kann, setzt er/sie folgende fachübergreifende Kompetenzen ein:

f) Arbeiten im betrieblichen und beruflichen Umfeld

  1. Der Lehrling verfügt über die Grundlegende Kenntnisse des betrieblichen Leistungsspektrums sowie betriebs- und volkswirtschaftlicher sowie ökologischer Zusammenhänge, um die Tätigkeiten effizient und nachhaltig zu organisieren und auszuführen.
  2. Bearbeitung von übertragenen Aufgaben werden lösungsorientiert sowie situationsgerecht bearbeitet
  3. Die Kommunikation erfolgt zielgruppenorientiert, berufsadäquat auch auf Englisch

g) Digitales Arbeiten

  1. Effiziente Nutzung von digitalen Geräten, betriebliche Software und digitalen Kommunikationsformen dazu gehört auch die Informationsbeschaffung
  2. Zielgerichtete und verantwortungsbewusste Nutzung, vor allem von sensiblen Daten, unter Berücksichtigung der rechtlichen und betrieblichen Vorgaben (zB Datenschutzgrundverordnung).